企業年會活動策劃完整清單｜50 項籌備 Checklist
企業年會是品牌對員工、家屬、合作夥伴展示「我們是怎麼樣的公司」的重要場合。籌備細節決定體驗成敗。本文提供 50 項完整 checklist，從 6 週前到活動後 2 週，一步步帶你完成。
Phase 1：前期規劃（活動前 6-8 週）
- 定義活動目標（慶祝／頒獎／凝聚／宣布）
- 決定日期與時段（考慮員工家屬方便）
- 列出 Top 3 核心 KPI（出席率、滿意度、互動數）
- 預算初估（人均 NT$ 800-3,000 常見）
- 內部決策層級確認（誰拍板、誰執行）
- 受邀名單草擬（員工／家屬／合作夥伴／貴賓）
- 活動主題發想（3-5 個方向，選 1 個）
Phase 2：場地與供應商（5-6 週前）
- 場地考察與預訂（優先處理——好場地提前 3-6 月訂滿）
- 餐飲供應商比價（Buffet/中餐/西餐/點心）
- AV 設備（音響、投影、舞台燈光）
- 攝錄影廠商（年會影片、現場直播）
- 主持人／藝人邀約
- 活動設計公司（視覺、印刷、道具）
- 交通接駁規劃（若場地偏遠）
- 訂房（跨縣市員工過夜）
Phase 3：節目與流程（4-5 週前）
- 活動 Run Down 表（每 15 分鐘一格）
- 開場短片（品牌年度回顧）
- 董事長／總經理致辭稿
- 頒獎典禮（優秀員工、創新獎、年資紀念）
- 員工表演節目徵選
- 藝人表演安排
- 互動遊戲／抽獎環節
- 晚宴／餐敘流程
- 結尾／大合照環節
Phase 4：視覺與印刷（3-4 週前）
- 活動主視覺設計（Key Visual）
- 邀請函（實體＋電子版）
- 入場名牌／員工證
- 活動手冊（節目、贊助商、感謝）
- 背板／主視覺輸出
- 舞台視覺（投影動態／靜態）
- 指引牌（報到處、餐飲、廁所、停車）
- 紀念品／伴手禮設計
- 抽獎獎品與得獎證書
Phase 5：邀請與 RSVP（2-3 週前）
- 邀請函寄發（實體 3 週前、電子 2 週前）
- 線上 RSVP 系統（報名表單、人數追蹤）
- 飲食特別需求收集（素食／過敏原）
- 行程提醒（活動前 5 天、1 天、當日）
Phase 6：現場執行（活動前 1 週 + 當日）
- 彩排（活動前 3-5 天）
- 當日工作人員分工表
- 報到動線測試
- 備援計畫（天氣／斷電／藝人突發）
- 當日 8 小時前全體 standby
- 主持人與藝人接待
- 貴賓/董事會專屬接待
- 全程錄影錄音
- 社群即時發布
Phase 7：事後追蹤（活動後 1-2 週）
- 員工滿意度問卷（3-5 題、當天/隔天）
- 活動照片/影片整理與分享
- 感謝信給貴賓、贊助商、供應商
- 活動成效報告（出席率、滿意度、社群互動、預算比對）
預算範本（1,000 人規模）
- 場地：NT$ 400K
- 餐飲：NT$ 1.5M（每人 1,500）
- AV 設備：NT$ 300K
- 攝錄影：NT$ 200K
- 主持人 + 藝人：NT$ 400K
- 視覺設計／印刷：NT$ 250K
- 紀念品／抽獎獎品：NT$ 600K
- 其他雜支：NT$ 150K
- 合計：NT$ 3.8M（人均 NT$ 3,800）
